Trong các doanh nghiệp sản xuất, quản lý mua hàng không đơn thuần là đặt hàng nguyên vật liệu, mà còn là quá trình liên kết giữa kế hoạch sản xuất, nhu cầu vật tư, lựa chọn nhà cung cấp và giám sát tiến độ cung ứng. Với tầm quan trọng đó, phần mềm ERP VERP cung cấp module “Mua hàng” toàn diện, giúp tự động hóa, số hóa và chuẩn hóa toàn bộ quy trình mua sắm – từ tính toán nhu cầu, đề xuất mua hàng, quản lý gia công, đến theo dõi phân công nhiệm vụ.

Tính năng nổi bật của module Mua hàng trong VERP

Dựa trên giao diện hệ thống bạn cung cấp, module "Mua hàng" của VERP bao gồm nhiều tính năng chuyên sâu, có thể chia thành các nhóm chính như sau:

1. Tính toán nhu cầu vật tư (Tính nhu cầu VT)

• Tính nhu cầu VT theo đơn hàng: Tự động xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua dựa trên đơn hàng thực tế và BOM sản phẩm.

• Tính nhu cầu theo thuộc tính vật tư: Xác định chính xác vật tư cần mua dựa trên nhóm thuộc tính như kích thước, màu sắc, chất liệu…

• Hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch mua hàng chính xác, tránh tồn kho hoặc thiếu hụt nguyên liệu ảnh hưởng sản xuất.

2. Yêu cầu vật tư & đề nghị mua hàng

• Yêu cầu vật tư: Cho phép các bộ phận như sản xuất, bảo trì, R&D… gửi yêu cầu vật tư lên bộ phận mua hàng.

• Đề nghị mua hàng: Từ yêu cầu vật tư, bộ phận mua hàng có thể tổng hợp và chuyển sang đề nghị mua chính thức.

• Các yêu cầu được quản lý theo quy trình minh bạch, giảm rủi ro thất thoát và kiểm soát được ngân sách.

3. Quản lý báo giá nhà cung cấp

• Cho phép tạo và lưu trữ báo giá từ nhiều nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng.

• Dễ dàng so sánh giá, thời gian giao hàng, chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp trước khi ra quyết định.

• Kết nối chặt chẽ với module Tài chính để quản lý chi phí đầu vào.

4. Quản lý đơn mua và đơn đặt hàng

• Danh sách đơn mua: Hiển thị toàn bộ lịch sử đơn hàng, trạng thái xử lý, thanh toán, giao nhận.

• Tổng hợp đơn mua hàng: Dễ dàng phân tích, kiểm tra các đơn theo thời gian, nhà cung cấp, nhóm vật tư...

• Đơn đặt mua: Tự động sinh từ đề nghị mua hoặc báo giá đã duyệt, đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện.

5. Quản lý gia công bên ngoài

• Đơn hàng gia công chi tiết & công đoạn: Hỗ trợ giao hàng gia công từng phần hoặc toàn bộ theo từng bước cụ thể.

• Gia công NVL: Cho phép theo dõi lượng vật tư gửi đi gia công và lượng thành phẩm nhận về.

• Yêu cầu gia công: Quản lý quy trình yêu cầu, phê duyệt và đối chiếu sản lượng gia công.

• Đảm bảo đối tác gia công làm việc theo đúng tiêu chuẩn, không thất thoát nguyên vật liệu.

6. Quản lý phân công công việc trong bộ phận mua hàng

• Danh sách phân công: Theo dõi ai đang xử lý yêu cầu nào, thời gian hoàn thành, năng suất cá nhân.

• Phân công của tôi: Giao diện riêng cho từng nhân viên để theo dõi công việc được giao.

• Giúp nhà quản lý đánh giá KPI bộ phận mua hàng rõ ràng và minh bạch.

Lợi ích mà module Mua hàng của VERP mang lại cho doanh nghiệp

✅ Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa từ khâu đề xuất đến phê duyệt, giảm tối đa thao tác thủ công.

✅ Kiểm soát ngân sách: Giúp lập kế hoạch chi tiêu hiệu quả, tránh lãng phí khi mua hàng.

✅ Nâng cao năng suất mua hàng: Nhân viên có thể theo dõi rõ công việc được giao, từ đó tối ưu tiến độ.

✅ Tối ưu mối quan hệ nhà cung cấp: Quản lý lịch sử làm việc, báo giá và chất lượng cung ứng dễ dàng.

✅ Tích hợp xuyên suốt với các module khác: Như Sản xuất, Kế toán, Kho, đảm bảo thông tin liên thông và dữ liệu thống nhất.

VERP – Đồng hành cùng doanh nghiệp sản xuất hiện đại hóa quy trình mua sắm

Module "Mua hàng" là một phần trong hệ thống VERP – giải pháp ERP chuyên sâu dành cho doanh nghiệp sản xuất. Từ công ty gỗ, bao bì, đến dược phẩm, đá xây dựng… VERP đã và đang đồng hành với hàng trăm doanh nghiệp Việt trên hành trình số hóa toàn diện.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong kiểm soát nhu cầu mua sắm, không rõ mình đang mua gì – từ đâu – với giá bao nhiêu – tại thời điểm nào, thì đã đến lúc doanh nghiệp cần một hệ thống ERP mạnh mẽ như VERP.